Il problema delle code negli uffici delle PA ha subito nel tempo una forte impennata, con una pesante ricaduta sull’efficienza del servizio e anche da un punto di vista economico: nonostante la digitalizzazione della pubblica amministrazione sia stato un argomento caldo negli ultimi decenni, il processo non è ancora completato e i costanti ritardi continuano a costare allo Stato, in media, oltre 20 milioni di euro all’anno.
Migliorare l’efficienza degli uffici pubblici riducendo il sovraffollamento e il fenomeno delle code è tuttavia possibile anche adottando dei semplici accorgimenti: in questo articolo forniremo alcuni consigli per ridurre la code presso gli sportelli delle PA, ottimizzare i tempi di lavoro degli impiegati e offrire un servizio migliore all’utenza.
Ottimizzare i tempi di lavoro degli impiegati nella PA
Il primo passo per migliorare l’efficienza degli uffici pubblici consiste nell’ottimizzare i tempi di lavoro degli impiegati della pubblica amministrazione: troppo spesso sono causa di ritardi nell’erogazione dei servizi destinati all’utenza i complessi processi burocratici, uniti a una conoscenza frammentaria e disomogenea del funzionamento della macchina burocratica o una scarsa propensione all’utilizzo degli strumenti tecnologici forniti. Un problema facilmente aggirabile attraverso:
- Corsi di formazione rivolti ai dipendenti che offrano aggiornamenti costanti in materia burocratica e corsi pratici per aumentare la padronanza nell’utilizzo delle tecnologie atte a ridurre i tempi di lavorazione di una pratica
- Razionalizzazione del lavoro dei dipendenti della PA con una suddivisione precisa di ruoli, competenze e mansioni
- Implementazione di nuovi strumenti tecnologici atti a velocizzare il lavoro degli impiegati abbattendo i tempi di attesa degli utenti.
Ridurre i tempi di attesa presso gli sportelli della PA
Se da un lato l’ottimizzazione dei tempi di lavoro ha indubbiamente ricadute positive anche sui tempi di attesa agli sportelli, dall’altro il fenomeno delle code va contrastato alla radice, mettendo in atto misure volte a prevenire e ridurre la formazione della fila.
A questo scopo risulta molto utile:
- La razionalizzazione dei servizi offerti, ad esempio destinando giorni specifici all’erogazione di determinati servizi
- Potenziare l’efficacia della comunicazione con l’utenza, in modo da evitare lungaggini dovute all’arrivo presso gli sportelli di un utente impreparato, privo ad esempio dei documenti necessari a svolgere la pratica richiesta
- Prevedere l’inserimento di uno sportello di orientamento, che possa fornire all’utente tutte le informazioni e gli incartamenti necessari a sbrigare la pratica di cui ha bisogno prima di recarsi allo sportello
- Inserire, se non è già presente, un distributore di ticket elimina code per fluidificare lo scorrimento della fila
In alternativa, ci si può orientare verso l’inserimento di un’app elimina coda che permette di digitalizzare l’assegnazione dei numeri integrandosi ai distributori fisici elimina code e consentendo all’utente di prenotare il proprio turno via smartphone, recandosi presso lo sportello soltanto quando è realmente arrivato il suo turno grazie ad una notifica che arriva sul dispositivo mobile in tempo reale.
ufirst è un’app elimina code che funziona proprio in questo modo, abbattendo i tempi di attesa presso gli sportelli pubblici e migliorando la qualità dei servizi erogati, traducendosi in un reale miglioramento dell’efficienza della PA e in un risparmio concreto. Scopri qui tutti i vantaggi di ufirst per la pubblica amministrazione.
