Gli atenei, nell’ultimo periodo deserti, possono tornare a ripopolarsi di studenti. Tra i protagonisti principali delle rivoluzioni innescate dalla pandemia, con le chiusure totali degli istituti e la didattica a distanza, gli studenti si sono dovuti adattare ad una nuova quotidianità, senza però rischiare di perdere il passo con lo studio e gli esami.
Il rientro in presenza, però, richiede degli accorgimenti: è ancora necessario rispettare le norme di sicurezza e sanitarie negli spazi comuni e in tutti quei luoghi solitamente molto frequentati da studenti, insegnanti e personale universitario.
Per organizzare al meglio l’accesso a tutti i servizi che l’università offre sarà necessario adottare gli strumenti più efficaci e di facile utilizzo per tutte le persone coinvolte.
Il vero incubo che accomuna personale universitario, studenti e insegnanti è sicuramente doversi recare in segreteria e negli uffici amministrativi per sbrigare delle pratiche quali immatricolarsi, richiedere dei certificati, fare dei cambi nei piani di studio o richiedere informazioni specifiche. Le lunghe file di persone e le attese infinite caratterizzano questa esperienza con il personale amministrativo, il quale, da parte sua, è altrettanto innervosito dalle code di persone impazienti e nervose che si presentano ogni giorno agli sportelli.
Per rendere meno tediosa e snervante questa esperienza in segreteria sarebbe utile sia un sistema di fila virtuale che un sistema di appuntamenti per i singoli sportelli o uffici, poiché ognuno risponde ad un’esigenza specifica. Con la fila virtuale si può evitare di attendere in fila ed impiegare il tempo disponibile fino al momento del proprio turno per effettuare altre commissioni; mentre con un sistema di appuntamenti si può prenotare il servizio erogato dagli sportelli di riferimento nello slot di giorno e orario preferito dall’utente.
Oltre a segreterie e uffici amministrativi, tra i luoghi solitamente più affollati dove si rischia di attendere il proprio turno all’infinito ci sono la mensa e il bar interni all’istituto. Considerati i calendari delle lezioni e dei ricevimenti professori con ritmi sempre incalzanti, e ricordando che gli orari di punta nei luoghi di ristoro sono quelli della pausa pranzo e pausa caffè, sarebbe opportuno dare la possibilità di prenotare in anticipo i posti a sedere ai tavoli per un certo numero di persone in un determinato slot orario. In questo modo si possono evitare affollamenti all’ingresso e all’interno, così come le lunghe attese che fanno perdere tempo e inducono spesso a saltare la pausa a causa di accavallamenti con altri impegni.
Altrettanto ricorrente per studenti e impiegati è la confusione mattutina che si crea per entrare in biblioteca o in sala studio, quando in attesa dell’inizio delle lezioni studenti, insegnanti e ricercatori sperano di trovare un po’ di pace ed uno spazio libero per riprendere i propri studi, consultare volumi specifici o richiedere prestiti o fotocopie. Ciò che, però, spesso accade è di recarsi in biblioteca, fare una lunga fila per entrare e poi trovarla già piena.
Per evitare che ciò accada, un QMS virtuale sarebbe la soluzione adatta: le persone potrebbero prenotare il proprio turno in coda da remoto, nel frattempo sbrigare altre faccende e recarsi sul luogo solo quando si avvicina il loro turno e assicurarsi così il proprio posto in sala.
Gestire al meglio il rientro in università in presenza e la ripresa di tutte le attività che l’università offre è possibile grazie ad un’organizzazione impeccabile: con l’aiuto dei giusti strumenti digitali si può rende la nuova routine universitaria piacevole, sicura ed efficiente in ogni suo aspetto.
